数据透视表
月底的销售例会前一天，你拿到一份全年的销售流水表：48 笔记录，每一行是一笔成交，有日期、地区、销售员、产品、渠道和销售额。经理的要求很简单——「按地区汇总一下，再按产品拆一版，最好再看看每个人的业绩」。如果用函数做，按地区要写四个 SUMIF，按产品再写四个，地区乘产品的交叉表要写十六个 SUMIFS，写完经理说「再按渠道分一下」，全部推倒重来。数据透视表就是为这种场景准备的：不写一个公式，把字段拖进四个区域，几秒钟出一张汇总表；口径变了，把字段拖出来换一个，表跟着变。这一章用这份销售流水，从创建、调整布局、删除清除、数据更新，一直做到带图表和切片器的数据看板。
认识数据透视表
数据透视表是 Excel 内置的交互式汇总工具。它读取一份明细数据，按你指定的维度分组，把数值字段聚合成一张汇总报表。整个过程不修改原始数据——透视表是在明细之外「另开」的一张汇总视图，明细还是那份明细。
它解决的核心问题是：汇总口径多变，而函数公式是写死的。用 SUMIFS 做「地区 × 产品」的交叉汇总，四个地区乘四种产品要写 16 个公式，条件区域引用错一个，结果就错一个。换成透视表，把「地区」拖到行、「产品」拖到列、「销售额」拖到值，一张交叉表直接生成；想改成「销售员 × 渠道」，把字段拖出来换掉就行，前后不超过十秒。
本章的案例数据是一份 2024 年全年的销售流水，共 48 行，存放在练习文件的「销售明细」工作表中。字段结构如下：
48 笔流水的销售额合计 307,290 元。后面每一节的操作都基于这份数据，你看到的每一个汇总数字都能在明细里加出来。
数据透视表的「透视」二字可以理解为「换个角度看同一份数据」。明细是流水账视角，透视表是汇总视角——按地区看、按产品看、按人看，数据没变，变的是观察角度。
创建数据透视表
数据源的三个要求
透视表对数据源的格式有要求，不满足就会创建失败或者汇总出错。第一，数据区域的第一行必须是完整的表头，每一列都要有列名，不能有空白表头——空表头会直接弹出「数据透视表字段名无效」的报错。第二，数据区域内不能有合并单元格——合并后只有左上角的单元格有值，其余位置在透视表眼里全是空白，分组结果会多出一个莫名其妙的「(空白)」项。第三，同一列的数据类型要一致，销售额列全是数字，日期列全是日期，不要混进「暂无」「待定」这类文字。
合并单元格是透视表最常见的翻车原因。一份地区列做了合并居中的表，建出来的透视表里「华东」只统计到第一行，其余行全部归入「(空白)」。建透视表之前，先取消所有合并单元格，把空出来的位置填上实际值。
插入透视表
数据源没问题之后，创建只需要三步：
点击「销售明细」表数据区域内的任意一个单元格（不需要全选），Excel 会自动识别连续的数据区域。
点击「插入」选项卡 →「数据透视表」，弹出的对话框中确认数据区域是 A1:F49。放置位置选「现有工作表」，点选「透视结果」表的 A3 单元格（也可以选「新工作表」，Excel 会自动新建一张表存放透视表）。
点击「确定」。左侧出现空白的透视表区域，右侧弹出「数据透视表字段」窗格——上半部分列出六个字段，下半部分是四个待拖放的区域。
四个区域的分工
字段窗格下方的四个区域，决定了透视表长什么样：
把「地区」拖到行区域，「销售额」拖到值区域，「渠道」拖到筛选区域，一张按地区汇总的报表立即生成：
华东和华北咬得很紧，西南垫底——这份结论从 48 行流水里手工加出来至少要几分钟，透视表只用了两次拖动。
点击下载模板：数据透视表创建-练习模板.xlsx
勾选字段时 Excel 会按类型自动分配区域：文本字段进「行」，数值字段进「值」。值区域的数值字段默认按「求和」汇总，但如果这一列混进了文本或空单元格，Excel 会改用「计数」——表头显示「计数项:销售额」，数字从三十万变成 48。看到「计数项:」开头而你要的是合计，就说明数据源的数值列不干净，或者需要手动把汇总方式改回求和。
数据透视表字段
拖动字段改变布局
透视表的布局不是建好就定死的，随时可以改。在字段窗格里把「产品」拖到列区域，刚才的单列汇总立即变成「地区 × 产品」的交叉表：
交叉表比单列汇总多出一层信息：投影仪是全年销售额最高的产品（132,600 元），其中华南一个区就贡献了 41,600 元；碎纸机四个区加起来只有 25,650 元。
点击下载模板：透视表字段布局-练习模板.xlsx
行区域可以放多个字段，形成多级分组：「地区」在上、「销售员」在下，就能看到每个大区内部两名销售员的业绩对比。字段在区域里的上下顺序就是分组的层级顺序，拖动调整即可。想把某个字段从布局里拿掉，把它拖出区域，或者在字段列表里取消勾选。
修改值汇总方式
值区域默认求和，但求和不是唯一选项。点击值区域里「销售额合计」右侧的下拉箭头，选「值字段设置」，可以换成其他计算方式：
同一个字段还能拖进值区域两次，分别设置不同的汇总方式。把「销售额」再拖一次进值区域，第二个设为「平均值」，透视表同时显示每个地区的合计和平均每笔金额：
四个地区都是 12 笔成交，但平均每笔金额差距明显：华东单笔接近 7,400 元，西南只有 4,652.5 元——西南的问题不是卖得少，而是单笔金额上不去。这类结论靠合计数看不出来，换个汇总方式就浮出水面了。
点击下载模板：透视表字段布局-练习模板.xlsx
字段的隐藏和显示
不想在报表里展示的字段，在字段列表中取消勾选，它就从布局里消失；重新勾选，它又回来，之前的位置和设置不保留，会按默认规则重新分配区域。
隐藏也可以只针对字段里的某几个项。点击行标签单元格右侧的筛选箭头，取消勾选「西南」，透视表就只显示其余三个大区，总计也跟着重新计算；再次打开筛选、点「从"地区"中清除筛选」即可恢复全部显示。如果右侧的字段窗格整个不见了（可能被误关），在透视表上点右键选「显示字段列表」，窗格就会回来。
数据透视表的删除与内容清除
不需要透视表的时候，有两种处理方式，效果完全不同。
第一种是整表删除。点击透视表内任意单元格，在「数据透视表分析」选项卡点「选择」→「整个数据透视表」，然后按 Delete 键，透视表从工作表上彻底消失。如果透视表独占一张工作表，直接右键工作表标签删除整张表更快。删除透视表不影响原始数据，「销售明细」里的 48 行流水完好无损。
第二种是只清除内容。点击透视表内任意单元格，在「数据透视表分析」选项卡点「清除」→「全部清除」。所有行、列、值、筛选字段被移除，透视表变回一个空框架，但透视表本身还在——位置保留、数据连接保留，字段窗格也还开着，可以立即重新拖字段搭一个新布局。
搭布局的过程中拖乱了字段，用「全部清除」重新开始，比删掉重建省事得多。
如果多个透视表共享同一个数据源缓存，对其中一个执行「全部清除」，可能连带删除其他透视表中的分组和计算字段。Excel 在执行前会弹出警告，看到警告先确认影响范围再继续。
数据更新
改了数据，记得刷新
透视表读取的不是数据源本身，而是创建时生成的一份缓存。原始数据改了，透视表不会自动跟着变——把「销售明细」里某笔 13,000 元的订单改成 15,000 元，透视表里的华东合计纹丝不动。必须手动刷新：在透视表上点右键选「刷新」，或者在「数据透视表分析」选项卡点「刷新」，快捷键是 Alt+F5。工作簿里有多个透视表时，用「数据」选项卡的「全部刷新」（快捷键 Ctrl+Alt+F5）一次更新所有。
「改完数据忘刷新」是透视表使用中最隐蔽的错误——表面上一切正常，数字却是旧的。改过数据源之后、把汇总结果贴进汇报材料之前，先按一次 Alt+F5。更稳妥的习惯是每次打开文件先全部刷新一遍。
更改数据源范围
刷新只能更新已有区域内的数值变化。如果在「销售明细」第 49 行下面新增了 2025 年 1 月的流水，新行不在创建透视表时框定的 A1:F49 里，刷新多少次也带不进来。这时要扩大数据源范围：点击透视表，在「数据透视表分析」选项卡点「更改数据源」，把区域重新框选为包含新行的 A1:F55，确定后透视表立即纳入新数据。
一个一劳永逸的做法是：建透视表之前，先把数据源套上超级表（选中数据按 Ctrl+T，第 13 章讲过）。超级表在末尾新增行时会自动扩展范围，基于它创建的透视表永远不需要手动改数据源，新增数据后刷新一下就全进来了。
制作简单的数据看板
透视表输出的是数字表格，配上图表会更直观。基于透视表创建的图表叫数据透视图，它和透视表共用同一份数据和布局——透视表筛选了，图跟着变；字段换了，图也跟着换。把透视表、透视图和切片器摆在同一张工作表上，就是一个简单的数据看板。
在「数据看板」工作表建一个透视表：行区域放「产品」，值区域放「销售额」求和。四种产品的全年合计一目了然。
点击透视表内任意单元格，「插入」选项卡 →「数据透视图」，选簇状柱形图，点「确定」。图表出现在透视表旁边，柱子的高度就是各产品的销售额。
再给透视表插入一个「地区」切片器（下一节详细讲），拖到图表下方摆好。点切片器上的地区按钮，透视表和柱形图同步切换到该地区的数据——一个可以交互的迷你看板就完成了。
看板上三个元素各司其职：透视表给出精确数字，透视图负责直观对比，切片器提供筛选入口。给经理演示时点一下「华南」，表和图同时切到华南的数据，比来回切换工作表体面得多。
点击下载模板：切片器数据看板-练习模板.xlsx
数据透视图上默认带着灰色的字段按钮，截图或打印前如果嫌乱，可以点击图表后在「数据透视图分析」选项卡选「字段按钮」→「全部隐藏」，图面会干净很多。
切片器与报表连接
插入切片器
筛选区域的下拉菜单能过滤数据，但它藏在下拉框里，当前筛选了什么、还能选什么，都要点开才知道。切片器把筛选做成了一排明晃晃的按钮，点谁筛谁，当前状态一眼可见，是更适合演示和交互的筛选方式。
点击透视表内任意单元格，在「数据透视表分析」选项卡点「插入切片器」。
在弹出的字段列表中勾选「地区」，点「确定」。一个带四个地区按钮的切片器出现在工作表上，可以拖动位置、调整大小。
点击「华东」，透视表立即只显示华东的数据；按住 Ctrl 再点「华南」可以多选；点切片器右上角的「清除筛选器」图标恢复全部数据。
点击下载模板：切片器数据看板-练习模板.xlsx
一个切片器控制多个透视表
看板上往往不止一个透视表：一个按产品汇总，一个按销售员汇总。如果每个表配一个切片器，点两次才能把两个表都切到华东，还容易点漏。「报表连接」可以让一个切片器同时控制多个透视表：
选中切片器，功能区出现「切片器」选项卡，点击其中的「报表连接」。
对话框里列出所有可连接的数据透视表，把需要联动的透视表逐个勾选，点「确定」。
现在点击切片器上的「华东」，所有勾选过的透视表同时切换到华东的数据，一次点击全场联动。
要解除联动，重新打开「报表连接」取消勾选即可；不再需要切片器时，选中它按 Delete 键删除，删除切片器不影响透视表本身，只是筛选状态会保留——删之前记得先清除筛选。
「报表连接」的列表里只会出现与切片器共享同一数据源缓存的透视表。同一份「销售明细」建出来的多个透视表可以互相连接；数据源不同的透视表不会出现在列表里，也就无法用同一个切片器控制。
数据透视表的全部操作围绕一件事展开：把字段放进行、列、值、筛选四个区域。创建是第一次摆放，调整布局是重新摆放，值汇总方式决定数字怎么算，刷新和更改数据源保证数字是新的，透视图把数字变成图形，切片器把筛选变成按钮。掌握「拖字段」这个核心动作，剩下的都是它的延伸。