认识 Word

假设行政临时交给你一个活儿：下班前把“夏季消防演练通知”打出来发到各部门。你双击桌面上的 Word 图标，屏幕中间摊开一大片白，顶上一排密密麻麻的按钮，底下还压着一条细细的灰条。通知一个字没打，你先卡在了第一步——这些东西各管什么，字该从哪里打起。

这一章不急着排版，先解决四件事：

1. 认清启动后看到的三块区域各自负责什么。
2. 弄明白新建、打开、保存、另存为的区别，让存过的文件三个月后还找得回来。
3. 看懂打开文件时标题栏上偶尔冒出来的“兼容模式”和“只读”是什么意思。
4. 学会把页面调到看得舒服，长文档也能快速翻到想去的位置。

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启动后的界面分成三块

Word 启动并新建空白文档后，整个窗口从上到下分成三块：顶部是功能区，中间是编辑区，底部是状态栏。可以把它想成一张工作台——中间的台面用来干活，头顶的工具墙挂着各种工具，台边的仪表盘随时报告进度。三块区域各司其职，认清它们，后面每一章的操作都有了落脚点。

中间的空白纸是编辑区

编辑区就是那张竖着摆的白纸，纸上闪烁的那条细竖线叫“插入点”，平时大家习惯叫它光标。它标记的是“下一个字从哪里出现”。现在试着打一行字——“关于开展夏季消防演练的通知”，你会看到文字在光标位置一个个冒出来，光标自己往右挪。

注意纸的四周留着一圈空白，那是页边距，不是浪费的地方——正式文档都需要留边，具体怎么调是后面的内容，现在只要知道文字不会顶到纸的边缘就行。

顶部的功能区放着所有工具

功能区是顶部那一整排按钮，它按“选项卡”分层：开始、插入、布局、引用、审阅、视图，点哪个选项卡，下面就换成哪一批工具。每个选项卡内部再按“组”细分，比如“开始”选项卡里，字体、字号、加粗挤在“字体”组，对齐和行距归“段落”组。

找按钮的思路不是背位置，而是先想“我要做的事属于哪一类”。想往文档里加一张表格，加东西的事归“插入”选项卡；想调纸张方向，页面的事归“布局”选项卡。拿不准某个按钮是干什么的，把鼠标悬停在上面停两秒，会浮出一条文字说明。

底部的状态栏是仪表盘

状态栏是窗口最底下那条灰条。左端显示“第 1 页，共 1 页”和当前字数——刚才那行通知标题打完，字数会显示 13 个字。它还有一个很实用的细节：选中一部分文字时，字数会变成“6/13 个字”这样的形式，前面是选中的字数，后面是全文字数。写有字数要求的材料时，比如单位要求心得体会不少于八百字，盯着状态栏就知道离目标还差多少，不用另外去数。

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新建、打开、保存与另存为

认完界面，接下来是文件本身的四个基本动作。它们都收在“文件”选项卡里，也各有快捷键——新建是 Ctrl + N，打开是 Ctrl + O，保存是 Ctrl + S。这三组快捷键值得现在就记下来，尤其是最后一个。

新建与打开

新建最简单：按 Ctrl + N，Word 直接给你一张新的空白文档。如果走“文件”再点“新建”，还能看到简历、信函之类的现成模板。

打开有两条路：在 Word 里按 Ctrl + O 去挑文件，或者在文件夹里直接双击那个文件。还有一条捷径——“文件”选项卡的“开始”页面会列出最近用过的文档，昨天刚编辑过的文件从这里点开，比翻文件夹快得多。

保存与另存为不是一回事

这两个命令长得像，干的事完全不同。保存是把当前的修改写回原文件，旧内容被覆盖；另存为是生成一个新文件，原文件原封不动。只有第一次保存新文档时两者才表现一样——都会弹出对话框让你选名字和位置，因为这时候还没有“原文件”可覆盖。

分不清这两个命令，最容易吃亏的场景是“拿旧文件改新文件”。比如手头有一份去年存档的“2025年会通知.docx”，今年年会的通知想在它基础上改：打开，把日期改成 2026 年，把地点从三楼报告厅换成新园区礼堂，改完顺手按下 Ctrl + S——去年的原件当场被覆盖，需要留档核对时才发现它已经不存在了。正确的顺序是打开旧文件后先另存为“2026年会通知.docx”，确认标题栏上显示的是新文件名，再动手改内容。

第一次保存一份新文档的完整动作是这样的。

文件名与存放位置怎么选才找得回来

先看一个很常见的桌面：上面躺着“新建 Microsoft Word 文档.docx”“新建 Microsoft Word 文档 (2).docx”“通知.docx”“通知最终版.docx”“通知最终版（真的）.docx”。三周后行政来要消防演练通知的定稿，只能挨个双击打开看内容，五个文件看完，还未必敢确定哪个是最后发出去的那版。

问题出在两头——文件名没有信息量，存放位置全凭随手。对应的解法也是两条。文件名要能回答“这是什么、哪个版本”，一个好用的格式是日期加事项加版本号；存放位置要固定，在某个盘建一个自己的工作文件夹，里面按项目或月份分子文件夹，新文件一律存进对应的格子里，不往桌面和默认的“文档”文件夹里堆。

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三种打开状态分别意味着什么

自己新建的文件打开总是顺顺当当，但打开别人发来的文件时，标题栏上有时不只显示文件名，还会跟着“兼容模式”或“只读”几个字。它们不是故障提示，但各自意味着不同的限制，动手编辑前要先看一眼。

正常的 .docx

.docx 是 Word 2007 之后的标准格式，你新建并保存的文档默认就是它。标题栏只显示文件名，没有任何后缀说明，所有功能都可以正常使用。日常工作里，这应当是你交出去的文件的默认形态。

标题栏出现兼容模式

打开一份扩展名是 .doc 的老文件，标题栏会在文件名后面标上“兼容模式”。意思是这份文件用的是 2003 版之前的旧格式，Word 为了保证它在老版本里还能正常打开，把一部分新功能停用了——你会发现功能区里有些按钮变成灰色点不动。

比如收到合作单位发来的一份 .doc 会议材料，想在里面插入新版的图表，发现相关按钮是灰的。这时点“文件”进入“信息”页，最上面有一个“转换”按钮，点它就把文件升级成 .docx，灰掉的功能全部回来。要注意一点：如果对方单位还在用老版本 Office，转换后的文件发回去可能打不开，转换之前先确认一下对方的环境，拿不准就另存一份 .docx 自己用，原来的 .doc 留着往来。

只读打开

标题栏显示“只读”时，这份文件能看不能存。常见原因有三种：发文件的人设置了以只读方式推荐打开，文件属性被勾了只读，或者文件在共享位置上正被别的同事占用。

只读最坑人的地方是它不拦你编辑，只拦你保存。在部门共享盘上打开排班表，闷头调了四十分钟班次，按 Ctrl + S 才弹出提示说文件为只读，无法保存——只能另存为一份副本，改动进不了原表，第二天共享盘上的旧表和你的副本各说各话。避免的办法很简单：在共享文件上动手之前，先抬头看一眼标题栏有没有“只读”两个字，有就先解决占用或权限问题，再开始编辑。

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把页面调到看得舒服

界面认清了，文件管住了，最后一件事是让眼睛舒服、让翻页高效。这一节用的两样工具，一个在状态栏右下角，一个在视图选项卡里。

缩放与显示比例

状态栏右端有一个缩放滑块，往右拖页面放大，往左拖缩小，旁边的百分比就是当前显示比例。按住 Ctrl 滚动鼠标滚轮也能缩放，这个手法更常用。

关键要理解一点：缩放只改变屏幕上的显示大小，不改变文字和打印的实际大小。把比例拉到 150%，字在屏幕上看着很大，打印出来还是原来的尺寸。所以放心大胆地缩放——逐字修改、抠标点的时候放大到 120% 到 150%，眼睛不累；检查整体版面的时候缩小到能同屏看到整页甚至两页，一眼看出哪一段挤了、哪一页只剩孤零零两行。

导航窗格

按 Ctrl + F，窗口左侧会滑出导航窗格，它也可以在“视图”选项卡里勾选“导航窗格”打开。窗格顶部是搜索框，下面有三个页签——标题、页面、结果。

搜索是它最直接的用途。翻一份三十页的制度汇编找差旅报销的规定，滚轮滚到手酸不如在搜索框里输入“差旅”，所有出现这个词的位置都列在下面，点哪条就跳到哪里，正文里的匹配处还会加上黄色高亮。“页面”页签则把每一页缩成小图排在左侧，适合快速翻到大概的位置。

至于“标题”页签，你现在点开会发现它是空的，哪怕文档里已经打了一行看起来像标题的字。这不是故障——这个列表只认“标题样式”，不认外观，手动加粗调大的文字在它眼里仍是普通段落。样式是第四章的主角，到那里这个空列表会被填满。

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章末任务

把这一章的内容串成一遍完整的操作，前后大约十分钟。

2026-0714-消防演练通知-v1.docx

2026-0714-消防演练通知-v2.docx

做完后对照下面四条自查。

1. 文件夹里有 v1 和 v2 两个文件，文件名能看出日期、事项和版本。

2. 说得出保存和另存为的区别，以及拿旧文件改新文件时应该先做哪个动作。

3. 看到标题栏上的“兼容模式”或“只读”，知道各自意味着什么、下一步该做什么。

4. 用 Ctrl + F 能在文档里搜到指定的词。

四条都能做到，Word 这张工作台就算认下来了。下一章开始正式动文字——光标怎么走、内容怎么选、复制粘贴之后一团乱的格式怎么收拾。