表格、文档与幻灯片的文本化描述方法

AI 看不到屏幕。表格的列、文档的标题层级、幻灯片的构想，只要没有写进对话框，对 AI 就等于不存在。第一章的提问四要素里，“数据现状”一项在六列小表上只花了几行字，真实工作里要描述的对象复杂得多，列数更多的表、混着图表的长文档、还停留在口头上的幻灯片需求，都得先变成文本才能交给 AI。本章用五个案例分别给出这三类对象的描述写法，最后补上一个所有公式类回复都适用的验证习惯。提示词与 AI 回复照旧全部取自实际对话，正文里能复算的数字都能在练习文件中复算出来。

练习文件与对照方法

本章多数案例做两次提问，第一次缺一项关键信息，第二次补上，两次回答放在一起看差别。练习文件包含四个工作表，各自服务的位置如下。

模板下载：第二章描述与脱敏练习文件

本章所有提示词都以“我在用Office LTSC专业增强版2024”开头，这是第一章模板里固定的版本项，正文不再逐次解释。Word 和 PPT 两个案例不依赖练习文件，所需材料直接印在正文里。

表格结构的文本化转写

采购助理接到的任务是统计客户“杭州晨光文具”三月的订单金额合计。数据在练习文件的“订单表”工作表里，八列二十行，A 列到 H 列依次是订单编号、下单日期、客户名称、产品名称、单价、数量、金额、支付方式。先手工做一个基准，筛选 C 列等于杭州晨光文具，得到六条记录，选中这六行的 G 列，状态栏求和显示 29300。后面两次提问返回的公式都和这个数字对。

省略结构的第一次提问

第一次提问交代了行范围和统计目标，唯独没交代表的结构。这是很多人转写表格时的真实状态，觉得“订单表”三个字足够 AI 想象出那张表。

我在用Office LTSC专业增强版2024。有一张订单表，数据在第2行到第21行，
帮我写个公式，统计客户"杭州晨光文具"的订单金额合计。

AI 的回复如下。

可以使用 SUMIF 函数：

=SUMIF(A2:A21,"杭州晨光文具",B2:B21)

说明：
* A2:A21 → 客户名称所在区域
* B2:B21 → 订单金额所在区域

如果你的客户名称不在 A 列、金额不在 B 列，请把区域替换为实际所在的列。

公式粘进 J2，回车，返回 0。A 列是订单编号，二十个单元格里没有一个等于“杭州晨光文具”，条件区域整列落空。AI 没有拿到列的位置，只能按“第一列是名称、第二列是数值”这种最简布局去假设，回复末尾那句“请替换为实际所在的列”等于把转写工作原样退了回来。既然还是要自己数一遍哪列是客户、哪列是金额，这些信息本可以在提问时就写进去。

列名加类型加示例行的完整转写

第二次提问把表的结构完整搬进对话框。转写办法很机械，从左到右把每一列写成“列号加列名加类型”，取值有限的列顺手把取值列出来，再原样复制两行数据充当示例行，全程不到两分钟。

我在用Office LTSC专业增强版2024。有一张订单表，结构如下：
A列 订单编号（文本）
B列 下单日期（日期）
C列 客户名称（文本）
D列 产品名称（文本）
E列 单价（数值）
F列 数量（数值）
G列 金额（数值，等于单价乘数量）
H列 支付方式（文本，取值为对公转账、货到付款、在线支付）
数据在第2行到第21行。示例行：
DD25030001  2025/3/3  杭州晨光文具  A4复印纸  95  40  3800  对公转账
DD25030002  2025/3/3  宁波海联贸易  碳粉盒  260  10  2600  在线支付
请写一个公式，统计客户杭州晨光文具的订单金额合计，结果放在J2单元格。

AI 的回复如下。

在 J2 输入以下公式：

=SUMIF(C2:C21,"杭州晨光文具",G2:G21)
公式说明
部分	含义
C2:C21	判断客户名称的区域
"杭州晨光文具"	要统计的客户条件
G2:G21	需要求和的订单金额区域

公式执行后，Excel 会查找 C2:C21 中所有“杭州晨光文具”的订单，并将对应 G 列的金额进行合计。

如果希望后续可以输入不同客户名称查询，可以把客户名称放在 I2，J2 使用：

=SUMIF(C2:C21,I2,G2:G21)

这样修改 I2 的客户名称，J2 会自动返回对应客户的订单金额合计。

公式粘进 J2，返回 29300，与手工基准一致，没有任何需要“替换为实际所在的列”的收尾工作。两次提问用的函数一模一样，差别只在区域参数，而区域参数正是第一次提问里缺失的那部分信息。

示例行的核对作用

列名和类型是人工转述，转述就可能出错，第一章里把文本日期写成“日期”的教训已经付过一次学费。示例行是从表里原样复制的实物证据，AI 拿到后会把两者互相核对。比如把 E 列类型误写成“文本”，示例行里 95 和 260 这样的裸数字会和描述冲突，AI 通常会在回复里指出这个矛盾再给公式。列名、类型、行范围负责让 AI 定位数据，示例行负责替这份描述做担保，两者缺了哪个，公式的可靠性都要打折扣。

涉密名单的脱敏改写

会员运营专员手里有一份十二人的客户名单，五列内容是姓名、手机号、身份证号、注册日期、累计消费，任务是统计其中 90 后（1990 至 1999 年出生）的客户人数。练习文件的“客户名单原始版”工作表模拟这份名单，人物与证件号全部虚构，但字段形态和真实名单一致。先立基准，逐行看身份证第 7 到 10 位的出生年份，1992、1998、1995、1999、1994 共五人落在区间内，正确答案是 5。

按上一节的转写方法，接下来应该把列结构和示例行发给 AI。问题出在示例行上，这张表的每一行都是一个具体的人。

发不得的第一版提问

下面这版提问在技术上完全合格，列结构齐全，示例行真实，AI 拿到后必然能给出正确公式。它被完整写出来又被整段废弃，原因与提问质量无关。

我在用Office LTSC专业增强版2024。有一张客户名单，A列姓名、B列手机号、
C列身份证号、D列注册日期、E列累计消费，数据在第2行到第13行。示例行：
王秀兰  13957214862  330103197805162427  2023/5/12  18600
李建国  15068923471  330106196911204513  2022/11/3  42300
请写一个公式，统计1990到1999年出生的客户人数。

替换规则的设计

脱敏不是把所有内容换成乱码。这次统计要从身份证第 7 到 14 位提取出生日期，这一段要是被随机数覆盖，AI 给的公式在脱敏表上算出的结果就和真实名单对不上，验证环节直接失效。所以替换前先过一遍字段清单，判断每个字段与本次计算的关系，再决定动还是不动。

三分钟完成替换的操作

替换在副本上做，原表不动。以下步骤在“客户名单原始版”的副本上执行，做完的结果就是练习文件里的“客户名单脱敏版”。

真实身份证的第十八位是校验位，由前十七位按专门算法算出，脱敏数据不需要重算这一位，AI 也不会去校验它。原始版第 5 行的证件号以 X 结尾，替换后 X 消失，同样不影响任何计算。

脱敏后的提问与双表验证

结构描述照抄第一版，示例行换成脱敏版，另外加一句话向 AI 说明证件号里哪一段是可信的。

我在用Office LTSC专业增强版2024。有一张客户名单，结构如下：
A列 姓名（文本）
B列 手机号（文本，11位）
C列 身份证号（文本，18位，第7到14位是出生日期）
D列 注册日期（日期）
E列 累计消费（数值）
数据在第2行到第13行。示例行（已脱敏，身份证的出生日期段是真实的）：
客户01  13100000001  110101197805160001  2023/5/12  18600
客户03  13100000003  110101199203110003  2024/1/18  9800
请写一个公式，统计1990到1999年出生的客户人数，结果放在G2单元格。

AI 的回复如下。

在 G2 单元格输入：

=SUMPRODUCT((MID(C2:C13,7,3)="199")*1)

思路说明：
* MID(C2:C13,7,3) → 从身份证第7位起取3个字符，即出生年份的前三位
* 1990到1999年出生的客户，这三位都是"199"
* SUMPRODUCT 把满足条件的行计数

注意：C 列必须是文本格式。如果身份证号被存成数值，超过15位的部分
已经丢失，MID 取出的内容不可靠。

公式先粘进脱敏版工作表的 G2，返回 5。再原样粘进原始版工作表，同样返回 5，与逐行数出来的基准一致。同一条公式在两张表上结果相同，正是因为替换时保住了第 7 至 14 位，公式引用的那一段在两张表里一字未动。假如当初把证件号整串换成随机数，脱敏表上算出的人数就是一个无从核对的数字，公式对不对只能靠猜。

文档结构的转述与排版求解

一篇八千字的课程论文《县域连锁便利店选址因素分析》写完了正文，排版还是一片混乱。学校发了一页排版要求，逐段手动调，改一处漏一处。Word 文档没法整个塞给 AI，粘正文也没用，排版问题的关键不在文字内容，而在结构，多少级标题、图表插在哪里、每一级要长成什么样。要交给 AI 的是结构，结构可以抄。

用导航窗格抄录结构

Word 自带一个现成的结构视图，抄录工作照着它做，不需要翻文档数标题。

提示词原文与返回的配置方案

抄录结果加排版要求，拼起来就是完整的提示词，最后一句说清要的是样式方案而不是逐段操作。

我在用Office LTSC专业增强版2024的Word。有一篇课程论文需要排版，结构如下：
摘要
1 绪论
  1.1 研究背景
  1.2 研究方法
2 县域便利店选址的影响因素
  2.1 人口密度
    2.1.1 常住人口与流动人口
    2.1.2 数据来源
    （表2-1 三个县城的人口对比，位于2.1.2正文之后）
  2.2 租金水平
    （图2-1 租金与营业额散点图，位于2.2节正文中间）
3 案例分析
  3.1 选址评分模型
    （表3-1 评分权重表）
  3.2 三个候选点位的打分结果
    （图3-1 打分结果柱状图）
4 结论
参考文献

学校的排版要求原文：
一级标题黑体三号居中，二级标题黑体四号顶格，三级标题黑体小四顶格；
正文宋体小四，行距固定值22磅，首行缩进2字符；
图题在图下方居中，表题在表上方居中，均为宋体五号；
页边距上下2.54厘米、左右3.17厘米。

请给出用Word样式功能落实这套要求的配置方案，我不想一段一段手动调。

AI 的回复如下。

你的文档有三级标题和4处图表，建议全部用样式实现，改动集中在6个样式上：

| 样式名 | 设置项 | 参数 |
|-------|-------|------|
| 标题1 | 字体/字号/对齐 | 黑体、三号、居中 |
| 标题2 | 字体/字号/对齐 | 黑体、四号、左对齐（顶格即无缩进） |
| 标题3 | 字体/字号/对齐 | 黑体、小四、左对齐 |
| 正文  | 字体/字号/行距/缩进 | 宋体、小四、固定值22磅、首行缩进2字符 |
| 题注  | 字体/字号/对齐 | 宋体、五号、居中 |
| 页面设置 | 页边距 | 上下2.54厘米、左右3.17厘米 |

操作路径：
1. 在“开始”选项卡的样式库中右键对应样式 →“修改”，按上表改字体和段落参数
2. 行距在“修改样式”对话框左下角“格式”→“段落”→ 行距选“固定值”填22磅
3. 图表编号不要手打，选中图片后用“引用”→“插入题注”，标签分别选"图""表"，
   编号格式选"包含章节号"，可自动生成 图2-1、表3-1 样式的编号
4. 表2-1的表题插在表格上方，图2-1的图题插在图片下方，题注样式统一改成宋体五号
5. 页边距在“布局”→“页边距”→“自定义页边距”中设置

改完样式后，正文和标题会整篇自动更新，不需要逐段调整。

方案落地的核对位置

照方案配置完六个样式，全文格式一次刷新。收尾时核对三处容易走样的位置。行距那一项，打开“段落”对话框确认选的是“固定值”而不是“多倍行距”，两者在对话框里挨着，选错后 22 磅会变成 22 倍行距，正文直接被拉散。题注那一项，插入题注后确认编号是“图2-1”这种带章节号的格式，缺章节号说明多级列表没有关联到标题样式，AI 回复第 3 条给的路径里可以补设。最后回到导航窗格，检查层级树和抄给 AI 的结构是否一致，一致说明标题样式没有在批量修改中被误覆盖。

幻灯片需求的要素化表达

技术部的项目负责人要在季度经营分析会上汇报数据中台项目的进展，讲十分钟，会后管理层决定是否给下季度追加预算。这个案例的描述对象和前三个不同，表格和文档是已经存在的东西，照着抄就行，而这套 PPT 还不存在，没有任何实物可抄。要描述的换成了需求本身，本节验证四项信息缺一不可，观众、时长、页数、场合。

缺少观众信息的大纲

第一次提问带了主题、时长和页数，独缺观众和场合。这也是要 PPT 大纲时最常见的提问形态，提问的人自己天天泡在项目里，意识不到“给谁看”需要单独交代。

帮我列一个PPT大纲：数据中台项目的进展汇报，10分钟，8页。

AI 的回复如下。

1. 封面：数据中台项目进展汇报
2. 项目架构总览：数据接入层、存储计算层、数据服务层
3. 本季度完成的开发工作：数据接入模块、元数据管理、API网关上线
4. 核心技术选型：Flink实时计算、数据湖存储方案
5. 数据治理进展：血缘分析覆盖率、质量监控规则数量
6. 接口性能指标：QPS、平均响应耗时、服务可用率
7. 下季度开发计划：指标平台、自助取数工具
8. 致谢页

这份大纲没有一个字是错的，拿去给技术评审会用甚至相当合格。问题在于它答错了题，八页里有六页在讲架构、选型、接口指标，坐在台下的管理层既听不懂也不关心，他们来开季度经营会是为了决定要不要继续花钱。缺了观众信息，AI 只能按主题本身的技术属性去推测内容取向，推测出的听众是同行。

补全四要素的大纲

第二次提问主题一个字没改，补上另外三项，观众写到“懂什么、关心什么”的程度，场合写到“讲完之后要发生什么”的程度。

帮我列一个PPT大纲：数据中台项目的进展汇报。
观众：公司管理层，不懂技术，关心项目进度、花了多少钱、有什么风险；
时长：10分钟；页数：8页；
场合：季度经营分析会，我讲完后管理层要决定下季度是否追加预算。

AI 的回复如下。

1. 封面：数据中台项目季度进展
2. 一页看懂这个项目：用一句业务语言说明项目在解决什么问题，不出现技术词
3. 进度：立项时承诺的4个里程碑，已完成2个、进行中1个、存在风险1个
4. 花费：预算执行率，实际支出与立项预算逐项对比
5. 已产生的价值：报表出数时间从2天缩短到10分钟，配1个业务部门的实例
6. 风险：数据源接入依赖外部厂商排期，可能影响下季度进度，附两条应对方案
7. 下季度计划与追加预算申请：要做什么、要多少钱、什么时候见效
8. 收尾页：需要管理层当场决策的两件事

两版大纲逐页对照，差别不是详略，是整个取向被换掉了。

四要素各自决定的内容

四项信息在大纲生成里分工明确，对照两版回复可以逐项确认。

返回公式的先行测试

描述写得再标准，AI 照样会出错，第一章案例四的边界错误就是在信息完整的提问下发生的。错不可怕，可怕的是错误直接进了正式数据区。本节回到订单表，任务是在 I 列加一个“订单等级”，金额大于等于 10000 算大单，5000 至 9999 算中单，5000 以下算小单，全程演示一条公式从到手到进正式列要过的两道检查。手工基准先备好，二十行按上述口径逐行归档，大单五条、中单十条、小单五条。

提问原文与返回的公式

提问延续表格转写一节的对话，表的结构 AI 已经拿到，不用重贴。

接着用上面那张订单表。我要在I列加一个订单等级：
金额大于等于10000算大单，5000到9999算中单，5000以下算小单。
请写公式，我会从I2填到I21。

AI 的回复如下。

在 I2 输入以下公式，然后下拉填充到 I21：

=IF($G$2>=10000,"大单",IF($G$2>=5000,"中单","小单"))

这里使用 $G$2 锁定金额单元格，下拉填充时引用不会错位。

回复看起来利索，公式结构也对，解释里还带着一句挺专业的“锁定”。按本节的规矩，它不能直接进 I 列。

空白列试算暴露的异常

公式先进空白列。J2 粘贴，下拉到 J21，看一眼结果的整体形态，二十行全是“小单”。第 10 行的金额是 18000，等级也是小单，这不用对基准就知道出了问题。点开 J10 看编辑栏，公式是 =IF($G$2>=10000,"大单",IF($G$2>=5000,"中单","小单"))，和 J2 一模一样。毛病就在 AI 特意解释过的那两个美元符号上，$G$2 是绝对引用，下拉时行号被锁死，二十行公式都在判断 G2 那一个单元格，G2 的金额 3800 是小单，于是全列小单。这里恰恰需要引用随行号变化，AI 把“锁定”用反了。

追问把证据和改法一起给出去。

你这条公式我下拉后20行结果全是小单，第10行金额18000也显示小单。
$G$2是绝对引用，下拉后每一行都在判断G2那一个单元格。
这里每行要判断自己那行的金额，请去掉$改成相对引用。

AI 的修正回复如下。

你说得对，这里不应该锁定，是我用反了。改成相对引用：

=IF(G2>=10000,"大单",IF(G2>=5000,"中单","小单"))

下拉时 G2 会随行号依次变成 G3、G4……每一行判断自己的金额。
需要锁定的场景是引用一个固定的参数单元格，比如所有行都乘同一个
汇率时才用 $ 符号。

修正后的公式在 J 列重新下拉，18000 那行变成大单，形态正常。第一道检查到此通过，但通过的只是“整体不离谱”，等级划分的分界线对不对，肉眼扫不出来，交给第二道检查。

边界值的构造检验

分级公式最容易错在边界，10000 算不算大单、5000 算不算中单，差一个等号结果就不同，而真实数据里未必正好有踩线的行。办法是自己造几个踩线的数，练习文件的“边界测试区”工作表已经备好五个构造金额和人工判定的预期等级。

本章提示词模板

五个案例的描述写法按对象归并如下，“数据现状”一项在不同对象上的具体形态都在这张表里。

三类对象的空白模板如下，方括号内容替换成实际情况。

【表格】
我在用Office LTSC专业增强版2024。有一张[表名]，结构如下：
[列号] [列名]（[类型]，[取值说明，没有可不写]）
数据在第[起]行到第[止]行。示例行：
[原样粘贴一到两行数据；含个人信息先脱敏，参与计算的段落保留原样并注明]
请[统计口径和条件]，结果放在[单元格位置]。

【Word文档】
我在用Office LTSC专业增强版2024的Word。有一篇[文档类型]需要排版，结构如下：
[按导航窗格抄录的缩进大纲，图表在对应位置括注编号和位置]
排版要求原文：
[逐条抄录原文，不要转述]
请给出用样式功能落实这套要求的配置方案。

【PPT】
帮我列一个PPT大纲：[主题]。
观众：[是谁，懂什么，关心什么]；
时长：[几分钟]；页数：[几页]；
场合：[什么会议，讲完之后要发生什么]。

AI 返回的公式统一按固定次序验证，先在空白列全量下拉看形态，再用构造的边界值比对预期，两道都通过才进正式列。